Cesc Alcaraz
Economista. Soci-director FeedBackGround
Estic segur que molts us heu trobat en més d’una reunió on, com a informació de treball, hi havia diversos fulls Excel a sobre de la taula que al final han generat més temps en intentar esbrinar quina era la dada correcta i no tant cap a la presa de decisions per la qual es va convocar la reunió.
Personalment, força cops. I quan més gran és l’organització, més fulls. Jo l’anomeno: Virus Excel.
Símptomes de “l’epidèmia”
Si més del 50% de les pantalles d’ordinador obertes en un moment determinat estan usant fulls d’Excel, la empresa està infectada.
A partir del moment en que es fan les primeres reunions internes per veure quines són les dades correctes, partint de diferents versions del mateix document o diferents orígens.
El fet definitiu es produeix quan la pròpia direcció, veient els desajustos en la informació, i el temps que es perd, decideix estructurar un Access (base de dades) que integri tots els fulls de càlcul possible. Jo no he vist mai que això funcioni i en canvi, sí que he vist que el nivell d’ineficiència augmenta de forma exponencial.
Procés de curació
No es fàcil, però aquí teniu algunes receptes que poden ajudar:
Anàlisis i definició dels rols i processos empresarials, conjuntament amb la informació necessària per gestionar-los.
Procés de simplificació, eliminació, i /o creació de nou Reporting més sintètic, coherent i sistemàtic (sense modificacions constants). Pensar en un quadre de comandament al màxim nivell i a partir d’aquí anar baixant fins on sigui necessari.
Anàlisis de les eines corporatives (que segur que existeixen) e intensificació de l’ús de la mateixa. En el 95% dels casos, l’eina ERP o software corporatiu compleix amb les funcions desitjades.
Un cop fets els passos anteriors, prohibir l’ús dels fulls de càlcul en les reunions internes, tret de casos puntuals i justificables.
I sobretot, molta D-I-S-C-I-P-L-I-N-A
