15.6 C
Igualada
Dijous, octubre 22, 2020

Com combatre el virus Excel a la teva empresa?

Cesc Alcaraz
Economista. Soci-director FeedBackGround

 

Estic segur que molts us heu trobat en més d’una reunió on, com a informació de treball, hi havia diversos fulls Excel a sobre de la taula que al final han generat més temps en intentar esbrinar quina era la dada correcta i no tant cap a la presa de decisions per la qual es va convocar la reunió.

Personalment, força cops. I quan més gran és l’organització, més fulls. Jo l’anomeno: Virus Excel.
Símptomes de “l’epidèmia”

Si més del 50% de les pantalles d’ordinador obertes en un moment determinat estan usant fulls d’Excel, la empresa està infectada.

A partir del moment en que es fan les primeres reunions internes per veure quines són les dades correctes, partint de diferents versions del mateix document o diferents orígens.

Aquest “caos de dades” provoca que calgui un esforç addicional de gestió (certament improductiva) que fa que es reclami més personal dins de l’organització, molts cops per para gestionar dades semblants, però no ben bé iguals.

El fet definitiu es produeix quan la pròpia direcció, veient els desajustos en la informació, i el temps que es perd, decideix estructurar un Access (base de dades) que integri tots els fulls de càlcul possible. Jo no he vist mai que això funcioni i en canvi, sí que he vist que el nivell d’ineficiència augmenta de forma exponencial.
Procés de curació
No es fàcil, però aquí teniu algunes receptes que poden ajudar:

Anàlisis i definició dels rols i processos empresarials, conjuntament amb la informació necessària per gestionar-los.

Procés de simplificació, eliminació, i /o creació de nou Reporting més sintètic, coherent i sistemàtic (sense modificacions constants). Pensar en un quadre de comandament al màxim nivell i a partir d’aquí anar baixant fins on sigui necessari.

Anàlisis de les eines corporatives (que segur que existeixen) e intensificació de l’ús de la mateixa. En el 95% dels casos, l’eina ERP o software corporatiu compleix amb les funcions desitjades.

Un cop fets els passos anteriors, prohibir l’ús dels fulls de càlcul en les reunions internes, tret de casos puntuals i justificables.

I sobretot, molta D-I-S-C-I-P-L-I-N-A

Compartir

Més notícies

Últimes notícies

Òdena inaugura un espai dedicat al dol gestacional i perinatal

Òdena ha inaugurat aquest diumenge l’Espai del Record, dedicat al dol gestacional i perinatal, en record dels fills i filles morts durant l'embaràs, el...

28 comerços vilanovins s’adhereixen a la campanya “No llencis el menjar”

L’àrea de Medi Ambient, el Centre Tecnològic Leitat i Vilanova Comerç van posar en marxa a primers d’octubre la campanya “No llencis el menjar”...

La Calòrica porta “Els Ocells” al Teatre Municipal l’Ateneu

El diumenge dia 25 d’octubre, a les 7 de la tarda, al Teatre Municipal l’Ateneu, la companyia La Calòrica –Premi de la Crítica ‘Serra...

L’Estival de Jazz encara la recta final d’una edició excepcional

L’Estival de Jazz encara la recta final de la seva vuitena edició de tardor. Va començar el divendres 9 d’octubre amb un teatre de...

El govern d’Igualada lliura els ajuts a empreses de nova creació

L’Ajuntament d’Igualada ha lliurat aquest mes d’octubre els ajuts econòmics a diferents empreses de la ciutat que van iniciar l’activitat durant l’any passat. L’alcalde,...
Compartir