18.7 C
Igualada
Dissabte, maig 28, 2022

Com combatre el virus Excel a la teva empresa?

Cesc Alcaraz
Economista. Soci-director FeedBackGround

 

Estic segur que molts us heu trobat en més d’una reunió on, com a informació de treball, hi havia diversos fulls Excel a sobre de la taula que al final han generat més temps en intentar esbrinar quina era la dada correcta i no tant cap a la presa de decisions per la qual es va convocar la reunió.

Personalment, força cops. I quan més gran és l’organització, més fulls. Jo l’anomeno: Virus Excel.
Símptomes de “l’epidèmia”

Si més del 50% de les pantalles d’ordinador obertes en un moment determinat estan usant fulls d’Excel, la empresa està infectada.

A partir del moment en que es fan les primeres reunions internes per veure quines són les dades correctes, partint de diferents versions del mateix document o diferents orígens.

Aquest “caos de dades” provoca que calgui un esforç addicional de gestió (certament improductiva) que fa que es reclami més personal dins de l’organització, molts cops per para gestionar dades semblants, però no ben bé iguals.

El fet definitiu es produeix quan la pròpia direcció, veient els desajustos en la informació, i el temps que es perd, decideix estructurar un Access (base de dades) que integri tots els fulls de càlcul possible. Jo no he vist mai que això funcioni i en canvi, sí que he vist que el nivell d’ineficiència augmenta de forma exponencial.
Procés de curació
No es fàcil, però aquí teniu algunes receptes que poden ajudar:

Anàlisis i definició dels rols i processos empresarials, conjuntament amb la informació necessària per gestionar-los.

Procés de simplificació, eliminació, i /o creació de nou Reporting més sintètic, coherent i sistemàtic (sense modificacions constants). Pensar en un quadre de comandament al màxim nivell i a partir d’aquí anar baixant fins on sigui necessari.

Anàlisis de les eines corporatives (que segur que existeixen) e intensificació de l’ús de la mateixa. En el 95% dels casos, l’eina ERP o software corporatiu compleix amb les funcions desitjades.

Un cop fets els passos anteriors, prohibir l’ús dels fulls de càlcul en les reunions internes, tret de casos puntuals i justificables.

I sobretot, molta D-I-S-C-I-P-L-I-N-A

Compartir

Més notícies

Últimes notícies

“Natures”, d’Enric Mir: una admirable mostra pictòrica amb ànima

Aquests dies, a la Sala Municipal d’Exposicions, la mostra pictòrica “Natures”, amb quasi una vintena de quadres a l’oli, pintats sobre las suports de...

Aquest diumenge tindrà lloc la II Mostra de Productes del Parc Agrari a Rubió

Aquest proper diumenge i coincidint amb la festa major de Rubió, la localitat acollirà a la plaça de l’ajuntament -al costat del Castell-, la...

Demanda de l’Ateneu al llogater del Pub Acústic per no deixar el local

La junta de l’Ateneu Igualadí ha presentat aquesta setmana una demanda judicial contra el llogater del Pub Acústic, situat en el mateix carrer Sant...

Igualada encara la recta final de l’Anella Verda

Un dels projectes de més interès del govern municipal d’Igualada en els darrers anys, l’Anella Verda de la ciutat, entra en la seva recta...

L’editorial: Una comarca segura?

Darrerament, s’ha fet habitual llegir notícies derivades d’allò que es malacostuma a anomenar en l’argot periodístic “fet divers”, un sinònim dels “successos” de tota...
Compartir