Com a ex-controller d’una multinacional del sector TIC aquesta pregunta no caldria ni contestar-la. En aquell cas, hi havia un rigor i un disciplina “militar” en els terminis de compliment del pressupost anual. Si no es complien, podia ser motiu d’acomiadament de forma immediata.
Per entendre aquest nivell d’exigència cal pensar que aquest procés era l’única forma que tenien, des de la central, de fer un seguiment acurat de què es desenvolupava a cada país. Relacionat amb el pressupost d’ingressos hi havia uns compromisos de despeses i inversions que calia anar gestionant per evitar problemes financers i econòmics. Amb una bona previsió i revisions posteriors (mensuals, per exemple) d’aquesta previsió inicial, es podia anar gestionant, de forma anticipada, el que hauria de ser el resultat de l’any.
Lligat al pressupost d’ingressos es demanava un Pla comercial per producte o sector empresarial que justifiqués les xifres previstes. Aquest detall et permetia preguntar per les desviacions (inevitables sempre) i poder tenir informació per prendre noves decisions. També pel que fa a despeses, les possibles desviacions et guiaven a l’hora de marcar un nou rumb, si feia falta.
Una ajuda molt potent era fer un pressupost per Unitat de Negoci (Business Unit) que pot ser interessant, fins i tot, per empreses petites. És important saber quina part del negoci aporta els beneficis i quina necessita canvis per poder millorar.
Les previsions s’acostumen a fer a curt i mitjà termini. En un primer moment es fa una previsió a tres anys vista (el moment actual no ajuda a pensar tan enllà, però cal fer l’esforç) i posteriorment es treballa el pressupost de l’any següent, amb un nivell de detall que es podria assimilar a un quadre com el següent:
Un element molt rellevant era la revisió mensual del tancament del mes on es comparava el resultat esperat, segons el pressupost, i el real. Els responsables del compte d’explotació ja portaven justificació de les desviacions i propostes de correcció. D’aquesta forma es professionalitza molt la gestió.
Per complementar l’exercici de previsió anterior és important afegir-hi uns quants indicadors. Ens poden ajudar a entendre algunes de les xifres de les desviacions. Ens hi posem?
