En moltes de les visites que fem a diferents empreses ens trobem que una constant que es repeteix és l’existència de nombrosos fulls d’Excel que neixen, es reprodueixen i, a vegades, moren en un hàbitat natural com és l’organització empresarial.
La principal causa d’aquest fet és, tal qual virus maligne, la manca d’un sistema (en aquest cas també seria immunològic) que no permeti la creació dels mateixos. És molt habitual trobar males definicions de processos i responsabilitats, fet que provoca la soledat de l’empleat davant d’una determinada problemàtica i en aquest moment, el seu millor aliat és el full de càlcul. Aquest fulls, amb el temps, es reenvien a altres persones que en fan noves versions i/o introdueixen canvis en la seva estructurar el qual comporta, passat un període no massa llarg, haver de posar en marxa un altre sistema per poder arribar i treure conclusions i prendre decisions respecte del procés inicial i origen de tota la cadena.
Des de FeedBackGround proposem fer un esforç para eliminar aquests full, aprofitant per redefinir el model conceptual i usar un sistema corporatiu (ERP, CRM…) que permeti prendre decisions de forma més ràpida i segura. I en el cas que això no sigui possible per tractar-se d’un procés molt específic o molt multifuncional, avui en dia existeixen eines cloud que faciliten aquest canvi a un cost molt raonable. Algunes d’aquestes eines poden ser: Leankit, Asana, Trello i Evernote.
Tenim casos en els que, després d’una petita anàlisi, definició i formació (no més de 5 dies) s’han pogut eliminar uns quants fulls d’Excel i introduït una nova solució, pràcticament, plug and play i amb més funcionalitats i fiabilitat que el conegut full de càlcul. No es tracte de programar res, simplement de pensar, en base al model definit, quina de les eines existents en el mercat, s’adapta millor a les meves necessitats.
Un bon exercici per saber en quin punt puc fer el canvi és partir del mapa de processos real de la companyia i en quins casos s’està usant ofimàtica i, per tant, seria interessant poder tenir algun model conceptual més potent i una solució tecnològica que aporti més valor que el full de càlcul. Potencia els teus processos (alineats amb l’estratègia) en només 5 dies i comença a recollir els fruits.
Cesc Alcaraz, Economista Soci-Director FeedBackGround
