El popular “canal de denúncies”, o “sistema intern d’informació” segons la Llei 2/2023, és un sistema de comunicació que les empreses han d’implantar per vehicular les denúncies presentades per persones que, en el context laboral o professional de l’empresa, hagin tingut coneixement d’infraccions administratives greus o molt greus, infraccions de determinades normes de la Unió Europea o delictes.
Quan cal tenir-lo implantat?
L’1 de desembre de 2023 per a empreses amb més de 49 i menys de 250 treballadors.
Què passa si no s’implanta el canal de denúncies a temps?
L’empresa incorre en una infracció de caràcter “molt greu” que, entre d’altres sancions, com la prohibició de rebre subvencions o de contractar amb el sector públic, implicaria multes d’entre 600.000 i 1.000.000 euros.
No tot s’hi val. Què cal fer?
Cal anar amb compte amb la manera com s’implanta el canal. No val una bústia de suggeriments a l’entrada de l’empresa o una adreça de correu electrònic.
Per tal que sigui homologable, el sistema haurà de complir uns requisits mínims de configuració i funcionament, com: (I) comptar amb un canal de comunicació verbal i/o escrita que garanteixi la transmissió de la informació conforme a uns estàndards mínims, i que asseguri la protecció de les dades personals i la confidencialitat de les comunicacions; (II) estar a càrrec d’un responsable dins l’empresa específicament nomenat; o (III) disposar d’un procediment reglat de gestió de les comunicacions.
Com és aconsellable fer-ho?
Una bona implantació del canal ha d’estar recolzada en dos grans pilars: (I) un sistema fiable i (II) una gestió qualificada.
Per al primer punt la tecnologia és, un cop més, un gran aliat: actualment, el mercat ofereix solucions de software que permeten establir un sistema de comunicacions homologable i adaptat al perfil de cada empresa.
Un cop es disposa de la tecnologia, cal gestionar-la, i fer-ho bé, cosa que ens porta al segon punt: tant la posada en marxa com la posterior gestió del sistema farà necessari desenvolupar i executar polítiques i procediments, cosa que s’haurà de fer per professionals qualificats en la matèria o sota la seva supervisió.
Un pas més en la consolidació del compliance
El canal de denúncies no és una obligació aïllada. Forma part de la tendència que s’ha consolidat a Espanya des de les reformes del Codi Penal dels anys 2010 i 2015: la prevenció de les infraccions i delictes en lloc de la seva persecució un cop comesos, origen del compliance.
Si es té un compromís seriós amb la cultura del compliment normatiu i el bon govern corporatiu, l’empresa no es pot limitar a “posar pedaços sobre pedaços” aïlladament, a mesura que la normativa l’obliga, avui, a implantar un canal de denúncies i, demà, a adoptar noves mesures.
El que cal, més aviat, és una actuació completa i cohesionada, cosa que només es pot aconseguir a través de la implantació d’un programa de compliance integrat, que inclogui el canal de denúncies del que avui parlem, però també la resta de mesures necessàries per assolir uns estàndards ètics i de compliment normatiu elevats.
El compliance, que en algun moment es pot veure com un cost o una imposició legal, si es fa correctament, amb un propòsit clar de millora, és un valor per als “stakeholders” de l’empresa: clients, treballadors, socis i Administracions Públiques, sent cada cop més important la seva implantació per tal de generar una reputació i accés a oportunitats de negoci que, d’una altra manera, no existirien.
